Kako pripremiti promotivni materijal za poslovni događaj?
Promotivni materijal često je prvo što publika primeti na događaju – od banera do flajera. Ti elementi prenose poruku, ostavljaju prvi utisak i usmeravaju pažnju.Ako su dizajnirani i odštampani s pažnjom, oni ostaju efektni i kada organizator nije prisutan.
Zašto kvalitetan promotivni materijal utiče na uspeh događaja
Loše odštampan poster ili nečitak flajer mogu da pokvare utisak koji ste gradili mesecima. Učesnici podsvesno povezuju kvalitet materijala sa ozbiljnošću organizatora. Ako su boje izbledele ili je papir tanak i lako se savija, to signalizira nedostatak pažnje prema detaljima.
Kvalitetan materijal nužno ne znači da mora biti skup, već mora da bude osmišljen tako da izdrži transport i izlaganje tokom celog dana. Papir gramature ispod 150 g/m2 brzo gubi oblik, dok se karton od 300 g/m2 sa dodatnom obradom može koristiti i na narednom događaju.
Prema istraživanju britanskog udruženja Event Industry News, čak 68% učesnika zadržava promotivni materijal sa događaja ako je vizuelno privlačan i praktičan. To znači da vaša poruka ima šansu da živi i posle završetka programa.
Planiranje i izbor formata za ciljnu publiku
Pre nego što naručite bilo šta, postavite sebi tri pitanja: ko je publika, gde će materijal biti postavljen i šta želite da učesnici učine nakon što ga vide? Odgovori na ova pitanja određuju format, veličinu i količinu.
Dok kvalitetan promotivni materijal pomaže u postavljanju prvih impresija, marketing nekretnina zahteva specifičan pristup kako bi se ciljano privukla publika i stvorili dugoročni kontakti. Slično kao što je to slučaj sa poslovnim događajima, gde efikasan marketing može povećati interes, tako i u sektoru nekretnina jasno definisani vizualni materijali, kao što su brošure, vizit karte i reklamne table, igraju ključnu ulogu u stvaranju pozitivnog imidža i jačanju pozicije na tržištu.
Ako organizujete B2B konferenciju za oko 200 učesnika, biće vam potrebni roll-up baneri na registracionom pultu, flajeri sa programom i vizit-karte za predavače. Ako je reč o javnom sajmu sa hiljadu posetilaca, dodajte postere većeg formata i letke koje je lako deliti.
Evo praktičnog primera: za sajam građevinskih materijala, A1 posteri na ulazu privlače pažnju iz daljine, dok A5 flajeri sa tehničkim podacima omogućavaju posetiocima da ponesu informacije kući. Roll-up baneri se postavljaju pored štanda i služe kao vizuelne orijentire – ljudi se prema njima orijentišu kada traže određenu temu.
Lokacija takođe diktira izbor; ako se događaj održava napolju, materijal mora biti otporan na vlagu i UV-zrake. Kaširanje može dodatno zaštititi tanje materijale. Cerade i PVC baneri bolje su rešenje od papirnih postera koji bi se oštetili već prvog dana.
Tehnička priprema i dizajn fajlova za štampu
Ovde nastaje većina grešaka koje koštaju vremena i novca. Fajl koji izgleda savršeno na ekranu može ispasti bled ili zamućen kada se odštampa u većem formatu. Razlog je obično rezolucija.
Za digitalnu štampu velikih formata potrebna je rezolucija od najmanje 150 dpi, idealno 300 dpi. Ako koristite slike sa interneta ili snimke ekrana, one su često 72 dpi – dovoljne za ekran, ali neupotrebljive za štampu.
Boje su drugi čest problem. Ono što vidite na monitoru (RGB) neće izgledati isto na papiru (CMYK). Konvertujte fajl u CMYK pre slanja u štampu i zatražite probni otisak – primerak koji pokazuje kako će finalni proizvod izgledati.
Kada je reč o marginama i odsecanju, bitno je da ostavite minimum 3 mm preseka sa svake strane ako materijal treba da se seče. Ako tekst ili logotip dodiruju ivicu, mogu biti delimično odsečeni tokom završne obrade.
Formati fajlova takođe su važni. PDF sa uključenim fontovima i visokom rezolucijom je standard; JPEG ili PNG mogu izazvati probleme ako nisu pravilno pripremljeni.
Završne obrade i kaširanje kao zaštita i vizuelna nadogradnja
Nakon što je materijal odštampan, završna obrada određuje koliko će trajati i kako će izgledati u rukama učesnika. Plastifikacija štiti od vlage i prljanja, mat laminacija daje elegantan izgled bez refleksija, a sjajna laminacija naglašava boje i kontraste.
Kaširanje se koristi kada želite da ojačate papir ili karton lepljenim dodatnim slojem. Poster od 150 g/m2 može se kaširati na tvrdu podlogu (karton ili PVC ploču), što ga čini stabilnijim i otpornijim na savijanje. To je posebno korisno ako se materijal često transportuje ili postavlja na različitim lokacijama.
Kaširanje takođe omogućava da tanki papir deluje kvalitetnije i profesionalnije. Flajeri kaširani na deblji karton ostavljaju utisak izrade koji običan papir ne može da pruži. Proces je jednostavan – lepak se nanosi ravnomerno između dva sloja, a zatim se materijal presuje kako bi se uklonili mehurići vazduha.
Osim zaštite, kaširanje produžava vek materijala. Poster koji bi se inače istrošio posle jednog događaja može da se koristi na pet ili šest narednih, što smanjuje troškove po upotrebi.
Logistika štampe, rokovi i priprema za dan događaja
Čak i najbolje dizajniran materijal postaje beskoristan ako ne stigne na vreme. Zato planiranje rokova počinje odmah nakon što izaberete dizajn i format.
Digitalna štampa malih formata (vizit-karte, flajeri) obično traje 1-2 radna dana. Veliki formati poput roll-up banera ili cerada treba naručiti najmanje sedam dana unapred, jer zahtevaju dodatno vreme za sušenje i završnu obradu. Ako je potrebno kaširanje ili specijalna laminacija, dodajte još 2-3 dana.
Evo jednog situacionog primera: Ako organizujete prezentaciju za 150 gostiju za dve nedelje, naručite roll-up banere 10 dana ranije, flajere nedelju dana pre, a vizit-karte možete ostaviti za kraj ako imate siguran izvor koji nudi ekspresnu uslugu.
Transport je sledeći izazov. Roll-up baneri se dostavljaju u tubama, posteri se mogu uvijati, a flajeri se pakuju u kutije. Proverite imate li odgovarajući prevoz i dovoljno ljudi za postavljanje materijala na licu mesta.
Dan događaja počinje ranije nego što mislite. Dođite bar sat vremena pre početka kako biste postavili banere, rasporedili flajere po stolovima i proverili da sve izgleda onako kako ste planirali. Ponesite rezervni set lepljive trake, makaze i nekoliko dodatnih flajera – uvek nešto nedostaje ili se može pokvariti.
Dobar reklamni materijal ne garantuje uspeh događaja, ali loš može da ga ugrozi pre nego što ste imali priliku da predstavite svoju ideju. Pitanje nije da li treba uložiti pažnju u pripremu, već koliko ste spremni da rizikujete prvi utisak koji ste gradili mesecima.